1. Info koondamine tagab õiged otsused

Kui te ei leia projekti järgmise etapi lõpetamiseks vajalikku teavet, siis on see teie jaoks kahtlemata häiriv. Halvimal juhul seab see projektid ohtu, paneb teid tähtaegu ületama ja takistab teil eesmärkide saavutamist. Kui kogu organisatsiooni tehnoloogia ja protsessid pole standardiseeritud ega integreeritud, ei tööta süsteemid koos ja õige teabe leidmine võib osutuda võimatuks. E-posti, vestluste, slaidiesitluste, dokumentide ja arvutustabelite kaudu levitatav teave on mujal ja eraldatud parasjagu käsil olevast tööst. Selle tulemusel ei ole tähtsatele andmetele võimalik ligi pääseda ja need võivad aeguda.

Tegelikult kulutame hinnanguliselt 36% tööpäevast teabe otsimisele ja koondamisele. Ja 44% ajast ei leia me ikkagi teavet, mida töö tegemiseks vajame. Selle tulemuseks on ebatäpse või ebapiisava teabe põhjal tehtud otsused ja võetud meetmed, alates ekslikult varasemale arvutustabeli versioonile viitamisest, millega teie meeskond töötab või oluliste üksikasjade puudumisest meiliahelas, kuhu teid polnud kaasatud või aegunud andmetest slaidiesitluses, kuni selleni, et te ei leia üldse mingit teavet. Kui õigeaegselt jälile saate, võib see ebatäpne teave viia üksnes ümbertegemiseni; kuid sellised ebatäpsused võivad avastamata jäämise korral olla projektide ja algatuste jaoks katastroofilised.

Lisaks aja raiskamisele ja ümbertegemisele (või millelegi halvemale), muudab kogu see teabe otsimine meid ka tunduvalt vähem produktiivseks. Ameerika Psühholoogilise Assotsiatsiooni hinnangul võib kuni 40% meie tööajast kuluda mitme ülesande vahel pendeldamisele. Nii et iga kord, kui peate õige teabe otsimiseks oma tegevuse peatama, pidurdub ka teie projekti areng.

Lahendus: hoidke end kursis ja tegelege ühe infoallikaga

Teabe koondamine ühele platvormile, mis toimib teie ainsa infoallikana, võib teie jaoks pikas perspektiivis oluliselt aega säästa. Kui teave on tsentraliseeritud sinna, kus kõik selle üles leiavad, võite säästa kuni kolm tundi päevas.

Ja töötades ühel platvormil, ei pea te mitme rakenduse ja ülesande vahel pendeldama ning saate iga päev säästa veel kolm tundi.

Et luua kohta, kus teie ja kogu teie meeskond leiaks projekti edasiviimiseks vajalikku korrektset teavet, otsige platvormi, mis võimaldab teil teavet koondada ja mida saaks ühendada teiste ettevõttes kasutusel olevate süsteemide ja rakendustega.

• Säästke tsentraliseeritud platvormi kasutades aega, mis muidu kuluks e-kirjadest manuste otsimisele, et ühiselt töötada ja dokumente, esitlusi, videoid ja muud jagada. Otsige platvormi, mis ühildub sisu loomise süsteemidega nagu Google Drive ja Microsoft Office 365.
• Saage kõigi töökaaslastega ühele lainele tsentraliseeritud teabejagamiskeskuste abil, mis võimaldavad meeskondadel samas rütmis töötada ja info otsimiseks kuluvat aega kokku hoida. Leidke platvorm, mis hõlbustab kohandatud ressursside loomist mallide ja vidinatega — ilma IT osakonna abita.
• Lõpetage mitme rakenduse vahel pendeldamine, viige kõik oma ülesanded, tööde nimekirjad, vestlused ja andmed ühte tööruumi, mis integreerub ettevõtte lemmikrakendustega, sealhulgas Box, Tableau, DocuSign ja Dropbox.

2. Kõige produktiivsem aeg kulub väheoluliste ja korduvate ülesannete peale

Keegi ei taha aega viita rutiinseid ülesandeid täites — eriti kui meil on nii palju uusi ideid, mis võiksid midagi muuta. Ometi on lihtne raisata aega väheoluliste, manuaalsete ja korduvate tööülesannete peale (nt andmesisestus, meeskonnale meeldetuletuste saatmine või oleku uuenduste küsimine), mis tuleb oma töö õnnestumise tagamiseks ära teha.

Vastavalt Smartsheeti aruandele, kulutab 40% bürootöötajatest lausa neljandiku oma töönädalast manuaalsetele ja monotoonsetele ülesannetele. See tähendab, et nädalas kulub neil 10 tundi tööle, mis tuleb ära teha, kuid see ei aita tingimata teie organisatsioonile väärtust lisada. Need ülesanded muudavad teid hoopis vähem tõhusaks, need täidavad väärtusliku tööaja, mida võiks kasutada tähtsamate (kliendile rohkem väärtust loovate) tööde jaoks.

Korduvad ja rutiinsed toimingud, näiteks käsitsi andmete sisestamine, pole mitte ainult ajaraiskamine. Inimlikud vead on käsitsi andmete kogumisel ja nende sisestamisel üldlevinud ning see võib teie andmete usaldusväärsust vähendada. Tegelikult on uuringutega tõestatud, et valdav enamus arvutustabeleid — tervelt 90% — sisaldab vigu, mille hulgas on nii vähetähtsaid kui ka tõsisemaid.

Lahendus: automatiseerige korduvad ülesanded, et saaksite keskenduda oma kõige tähtsamatele tööülesannetele

Korduvate ja manuaalsete ülesannete ning protsesside automatiseerimine võib teie igapäevasele tööle tõeliselt hästi mõjuda. Tegelikult väidab 86% töötajatest, et automatiseerimine muudab nende töö efektiivsemaks ja produktiivsemaks. Ja 59% küsitletud töötajate hinnangul oleks automatiseerimisega võimalik kokku hoida 6 või enam tundi nädalas.

Automaatiseerimise täielikult ärakasutamiseks otsige optimaalset automatiseerimisvõimalustega platvormi, mis välistaks füüsilised protsessid, vähendaks käsitsi tekitatavaid vigu ja tõhustaks töövooge.

• Välistage inimlikud vead ja lõpetage andmete käsitsi korduvsisestamine, kogudes andmeid automaatselt kergelt koostatavate ja kohandatavate vormide kaudu, mis muudavad andmete kogumise, organiseerimise ja nende kohaselt toimimise hõlpsaks.
• Muutke oma tegevus efektiivsemaks automatiseeritud töövoogude abil, mis küsivad oleku uuendusi, kinnitusi ja muud teavet automaatselt.
• Automatiseerige meeldetuletused tähtaegade ja oluliste eesmärkide kohta, et oma meeskonda kursis hoida.
• Alustage kohe koodita lahendusega, nii ei pea te olema kodeerija, et oma tööd automatiseerida ega vaja IT osakonna abi.

Kui automatiseerite vähetähtsad ja aeganõudvad ülesanded, siis vabastate oma meeskonna tööaega. Teil on rohkem aega, et keskenduda oma töö huvitavamatele ja tasuvamatele aspektidele, saate keskenduda olulisematele töödele, millel on ettevõttele suurem mõju ja annate endale ruumi loovaks mõtlemiseks, mis edendab innovatiivsust.

3. Kaotate väärtusliku tööaega, koostades esitlusi ja aruandeid

Parimate võimalike otsuste tegemiseks on oluline, et me oleksime kursis aktuaalse ja täpse infoga. Paljudes organisatsioonides on tavaks korraldada infokoosolekuid, kuid esitluste koostamine on mahukas ülesanne ning sageli võib juhtuda, et aruandeks kasutatud andmed on juba aegunud. Suuremates organisatsioonides võib infokoosolekuks valmistatud teave olla juba nädalate või isegi kuude vanune. See võib põhjustada projektide edenemise vääriti mõistmist ning ebaõigel teabel põhinevate otsuste tegemist või lausa otsustamata jätmist.

Aruannete ja slaidiesitluste loomine info edastamiseks võib olla väga aeganõudev, mis tähendab, et vähem jääb aega sisulise töö jaoks. Töötajad raiskavad aega, et koostada esitlusi ja aruandeid, mis kirjeldavad nende tööd — ja samas on esitlustes oleva info kvaliteet sageli küsitav. Slaidiesitluste koostamisel kulub hinnanguliselt 87% töötaja ajast kujundusele, mitte andmete esitamisele. Lisaks kulutab enam kui kolmandik bürootöötajatest 10% oma ajast slaidiesitluste või tabelite vormindamisele.

Sageli mõjuvad infokoosolekud aruandlust pärssivalt, mitte edendavalt. Statistika andmetel veedavad töötajad keskmiselt 8,6 tundi nädalas infokoosolekuteks ettevalmistades ja nendel osaledes. See tähendab, et töötaja raiskab rohkem kui ühe päeva oma töönädalast vaid selleks, et teavitada kõiki teisi oma tehtud tööst. See on väärtuslik aeg, mida võiks kasutada sisulise väärtust loova töö tegemiseks.

Lahendus: looge reaalajas jälgitavuse võimalused

Digitaalsed juhtpaneelid ja aruanded aitavad töötajate ja juhtide aega säästa ning annavad osapooltele reaalajas ülevaate sellest, mida keegi peab teadma, et teha õigeid otsuseid ja kiiresti oma tööga edeneda. Kui on loodud automaatsed aruandluslahendused, siis saavad inimesed keskenduda sisulisele tööle, mitte teistele aru andmisele. Ja kui kaob vajadus ebavajalike infokoosolekute pidamiseks, siis võivad töötajad säästa kuni ühe päeva nädalas. See ei tähenda, et infokoosolekutest peaks täielikult loobuma, aga sel juhul oleks need mõtestatud ja väärtust loovad.

Aruandmise kohustuse vähendamiseks ja tulemusnäitajate reaalajas kuvamiseks otsige platvormi, mis võimaldab teil koguda ja esitada andmeid reaalajas.

• Andmete ajakohastamiseks leidke platvorm, mille kasutamisel saate hõlpsasti koostada kohandatud teadetetahvleid eelhäälestatud vidinate ja moodulite abil, et saaksite luua seda, mida vajate ilma IT osakonna või tarkvaraarendaja abita.
• Vähendage aruandmise kohustust reaalajas koondaruannete ja teadetetahvlite abil, mis toovad esitatud teabe automaatselt hõlpsasti jälgitavatesse formaatidesse ja muudavad progressi jälgimise lihtsaks.
• Esitage majavälistele sidusrühmadele nagu kliendid ja partnerid valikuliselt reaalajas infot, et nad ei koormaks organisatsiooni oma infopäringutega.
• Valige platvorm mille abil saate liita nii organisatsiooni siseseid kui väliseid osapooli ilma erilise pingutuseta ning taotleda kolleegidelt ja tarnijatelt automaatselt oleku uuendusi.

Kui õiged andmed on õigel ajal kättesaadavad, siis saate kiiresti tuvastada tõrkekohad, reageerida aegsasti muutustele ja liikuda oma tööga edasi. Andke kõigile — alates oma meeskonnakaaslastest kuni majaväliste sidusrühmadeni — ülevaade tehtud tööst ja asjade käigust, ilma selleks täiendavat aega kulutamata.

4. Olete e-kirjadega tegelemisest ülekoormatud

Kas tunnete, et pidevalt saabuvad e-kirjad segavad teie tööd — isegi kui need aitavad teil asjadega edasi liikuda? Kuna enamikes ettevõtetes pole välja kujunenud keskset infolahendust, siis saadab enamik inimesi tööalaseid kirju e-posti teel. Forrester Researchi andmetel kasutab 77% meie seast e-posti ettevõttesiseseks suhtlemiseks ja 76% välispartneritega teabe jagamiseks.

Kindlasti olete seda kogenud. Teie postkastist saab ülesannete loend. Dokumendid salvestatakse viidetega e-posti manustesse. Projekte hallatakse e-posti teel, meeskonnad saadavad tabeleid edasi-tagasi, et jälgida edusamme. Üksnes selleks, et tööga edasi liikuda, peate veetma palju aega e-postiga tegeledes. Õigupoolest leidis Forrester Research, et töötajad kulutavad 13% oma ajast e-kirjade kirjutamisele, dokumentide ja esitluste loomisele ning 11% nende lugemisele.

Ja pole ime, et tunnete, et ei suuda sammu pidada. The Radicati Groupi aruande kohaselt saadetakse ja võetakse päeva jooksul vastu keskmiselt 126 e-kirja inimese kohta. Selle tohutu sõnumite hulga tõttu muutub aina raskemaks asjakohase suhtluse eristamine, seda otsida või üles leida, rääkimata versioonikontrolli haldamisest või teabe turvalisena hoidmisest.

Forrester Researchi andmetel vähendavad need e-postiga seotud tegevuse katkestamised tegelikule ülesandele kulunud aega vaid 18%-ni. Seega suudate põhimõtteliselt vaid ühel päeval nädalas keskenduda nendele ülesannetele, mis viivad teie tööd edasi.

Lahendus: ärge laske e-kirjadel oma tööd segada

Liigsuure e-posti probleemi lahendamine võib teie meeleolule ja töö käigule positiivset mõju avaldada. E-postist eemaldumine aitab teil olla paremini organiseeritud ja te ei tunne enam, et teistega koostööd tegemine on vaid ajaraiskamine.

Olukorra parandamiseks, otsige platvormi, mis võimaldab teil reaalajas oma meeskonnaga ja meeskondadevaheliselt koostööd teha — ning ühendab vestlused otse ülesandega, millega parajasti tegelete.

• Asendage lõputu e-kirjade saatmine platvormiga, mis asetab vestlused konteksti ja seob kommentaarid, kiirsõnumid ja isegi ekslikult saadetud e-kirjad automaatselt ühiselt jagatava tööruumiga, millele pääseb juurde igaüks, kes seda vajab.
• Vähendage aega, mis teil kulub kordusteadete ja meeldetuletuseks saadetud e-kirjade koostamisele ja saatmisele platvormi abil, mis võimaldab teil automatiseerida oleku uuenduse taotlusi, kinnitusi, meeldetuletusi ja teavitusi. Otsige platvormi, mis integreerub ka teiste koostöörakendustega, mida kasutate (nt Facebook, Slack või Microsoft Teams), et saaksite edastada sõnumid projektipõhistesse kanalitesse või vestlustesse.

Töö üleviimine platvormile, mis laseb teil oma meeskonnaga tõhusamalt töötada, säästab teid e-posti kasutamise tõttu töö katkestamisest. See võimaldab teil keskenduda olulistele ülesannetele ja saavutada paremaid tulemusi, selle asemel, et kulutada kogu aja e-posti vestlustega tegelemisele.

---

Küsi lisa: digi@vertex.ee